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Assistant(e), gérez votre temps et votre organisation


Assistant(e), Assistant(e), gérez votre temps et votre organisation

  • Aujourd'hui, l'assistant(e) doit faire preuve d'initiative, de dynamisme, être organisé(e) pour lui-même/elle-même et pour les autres. Ce/Cette professionnel(le) de l'organisation doit savoir planifier l'activité, apprécier les priorités, gérer son temps et négocier au besoin avec les différents interlocuteurs

Objectifs

  • Organiser sa fonction efficacement : gérer les priorités, planifier et anticiper pour moins subir
  • Gagner du temps dans le traitement des activités en appliquant les bonnes pratiques d'organisation
  • Gagner en efficacité et en sérénité au quotidien

Participants

  • Assistant(e) souhaitant mieux s'organiser et gérer son temps dans le cadre de son activité professionnelle

Durée

2 jours (14 heures)

Prix

970 € (non assujetti à la TVA)
OFFRE TANDEM : 10% sur l’achat de 2 formations complémentaires
  • Diagnostiquer son style d'organisation
    • Réflexions et échanges sur sa personnalité, son système de gestion du temps
    • Analyse de ses forces et de ses faiblesses
  • Analyser sa fonction pour organiser efficacement son activité
    • Analyser son poste et ses activités
    • Identifier les tâches récurrentes, prioritaires et le temps subi
    • Appliquer une méthode pour établir ses priorités en fonction de ses objectifs de mission
  • Savoir organiser et s'organiser
    • Etablir un plan de journée en fonction de ses priorités
    • Planifier son activité, organiser son agenda et celui des autres
    • Identifier les pertes de temps dans une journée, celles sur lesquelles vous pouvez agir et chercher à les limiter
    • Adopter une discipline personnelle et se constituer des rituels
  • Adopter des bonnes pratiques et des outils d'organisation
    • Les règles d'or de l'organisation
    • Les bonnes pratiques de l'assistant(e) :
      • Gérer et faciliter l'accès à l'information : gérer ses mails efficacement, bien utiliser les outils bureautique et l'ordinateur en réseau, bien classer et organiser le classement collectif
      • Organiser des réunions, des déplacements, des manifestations.
      • Gérer les "gros dossiers" sur le long terme en mode projet
      • Etre efficace dans la rédaction de synthèses et de compte-rendus
  • Etre l'assistant(e) de plusieurs managers
    • Spécificités et contraintes d'organisation
    • Comment réussir à donner satisfaction à tous, y compris à soi
    • S'adapter à leur style et leurs demandes spécifiques
    • Savoir négocier un délai avec tact
  • Les outils web au service de l'assistant(e) efficace
    • Découvrir les outils de travail collaboratifs avec l'équipe et les intervenants extérieurs
      • Faciliter la diffusion et le partage d'information : partage documentaire
      • Organiser la veille
      • Collaborer à distance
  • Pas de pré-requis nécessaire
  • Moyens pédagogiques techniques et d'encadrement
  • Formation interentreprises avec alternance d'apports théoriques et pratiques. Echanges, analyse de pratiques, mises en situation et mises en pratique, cas réels d'entreprises, co-constructionSalles de formation équipées pour une pédagogie active
  • Suivi de l'exécution et appréciation des résultats
  • Cette formation donne lieu à une évaluation de satisfaction complétée par les participants et un tour de table collectif avec le formateur. Cette formation donne lieu à une évaluation des acquis uniquement dans le cadre d'une certificationNombre de stagiaires : 3 à 10 Animateur/formateur : nom et parcours disponibles sur simple demande
    ==> 2017
    - Lyon
    4, 5 mai
    18, 19 septembre
    11, 12 décembre