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Savoir gérer un classement et archiver

  • Une bonne gestion de l'information sécurise l'ensemble des process de l'entreprise. Un bon classement est source de gain de temps et de performance. Les enjeux sont : le partage et l'accès aux documents utiles

Objectifs

  • Maîtriser les techniques du classement et de l'archivage, déterminer un plan de classement, l'organiser et le gérer
  • Organiser le partage d documents et assurer un accès rapide aux informations indispensables
  • Gagner en efficacité dans le classement et le partage de documents au sein de l'équipe

Participants

  • Assistant(e), secrétaire, collaborateur en charge de la gestion documentaire et notamment du classement

Durée

1 jour (7 heures)

Prix

475 € (non assujetti à la TVA)
  • Les enjeux du classement dans l'entreprise
    • Enjeux économiques
    • Le partage et l'accès aux documents, facteurs d'efficacité
  • Définir les attentes et les besoins
    • Quels documents classer, quel usage
    • Identifier les différentes sources d'informations à classer
    • Evaluer le classement actuel
  • Les différentes méthodes de classement et leurs avantages
    • Alphabétique, numérique, thématique...
  • Mettre en place et gérer un classement
    • Etablir un plan de classement
    • Structurer les dossiers
    • Organiser efficacement le classement au quotidien
    • Classement numérique vs classement papier : évaluer votre classement actuel
  • S'organiser en amont pour faciliter le classement
    • Utiliser les pré-tris
    • Viser le zéro papier
    • Mettre en place un archivage efficace
    • Quels documents conserver
    • Quelles sont les règles de durée de conservation des documents
  • Mieux partager l'information : les outils collaboratifs au service d'un classement efficace
    • Sensibilisation aux outils de :
      • Stockage et partage de documents WEB : Google drive, Sharepoint
      • G.E.D
  • Pas de pré-requis nécessaire
  • Moyens pédagogiques techniques et d'encadrement
  • Formation interentreprises avec alternance d'apports théoriques et pratiques. Echanges, analyse de pratiques, mises en situation et mises en pratique, cas réels d'entreprises, co-constructionSalles de formation équipées pour une pédagogie active
  • Suivi de l'exécution et appréciation des résultats
  • Cette formation donne lieu à une évaluation de satisfaction complétée par les participants et un tour de table collectif avec le formateur. Cette formation donne lieu à une évaluation des acquis uniquement dans le cadre d'une certificationNombre de stagiaires : 3 à 10 Animateur/formateur : nom et parcours disponibles sur simple demande
    ==> 2017
    - Lyon
    30 mai
    7 novembre