Pour commencer

La formation en résumé

  • Une bonne gestion de l'information sécurise l'ensemble des process de l'entreprise. Un bon classement est source de gain de temps et de performance. Les enjeux sont : le partage et l'accès aux documents utiles.

Objectifs

  • Maîtriser les techniques du classement et de l'archivage, déterminer un plan de classement, l'organiser et le gérer
  • Organiser le partage de documents et assurer un accès rapide aux informations indispensables
  • Gagner en efficacité dans le classement et le partage de documents au sein de l'équipe

Participants

  • Assistant(e) de manager, assistant(e), secrétaire

En détail...

Le contenu

Les enjeux du classement dans l'entreprise
  • Enjeux économiques
  • Le partage et l'accès aux documents, facteurs d'efficacité
Définir les attentes et les besoins
  • Quels documents classer, quel usage
  • Identifier les différentes sources d'informations à classer
  • Evaluer le classement actuel
Les différentes méthodes de classement et leurs avantages
  • Alphabétique, numérique, thématique...
Mettre en place et gérer un classement
  • Etablir un plan de classement
  • Structurer les dossiers
  • Organiser efficacement le classement au quotidien
  • Classement numérique vs classement papier : évaluer votre classement actuel
S'organiser en amont pour faciliter le classement
  • Utiliser les pré-tris
  • Viser le zéro papier
  • Mettre en place un archivage efficace
  • Quels documents conserver
  • Quelles sont les règles de durée de conservation des documents
Mieux partager l'information : les outils collaboratifs au service d'un classement efficace
  • Sensibilisation aux outils de :Stockage et partage de documents WEB : Google drive, SharePoint/ G.E.D

Se préparer...

Les prérequis

  • Cette formation ne nécessite aucun pré-requis

Concrètement...

Moyens pédagogiques et d'encadrement

Moyens pédagogiques et d’encadrement :

Formation interentreprises avec alternance d'apports théoriques et pratiques.

Pédagogie active : Echanges, analyses de pratiques, mises en situation, cas réels d'entreprises

Support de formation remis aux participants.

Groupe de 3 à 12 participants maximum.

Formation animée par un de nos formateurs experts de son domaine et sélectionné selon un processus qualité certifié. Les formateurs sont accompagnés par notre pôle pédagogique intégré « Agir et Apprendre ». Parcours du formateur disponible sur simple demande.

Suivi et évaluation de la formation :

Les acquis sont évalués en cours et en fin de formation notamment au travers de QCM, mises en situations, mises en pratiques, présentations… Qui feront l’objet d’une analyse/correction et d’un retour du formateur.

Une évaluation de satisfaction est complétée par les participants et un tour de table collectif est réalisé avec le formateur en fin de formation.

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