La formation en résumé

Aujourd'hui, l'assistant(e) doit faire preuve d'initiative, de dynamisme, être organisé(e) pour lui-même/elle-même et pour les autres.

Ce/Cette professionnel(le) de l'organisation doit savoir planifier l'activité, apprécier les priorités, gérer son temps et négocier au besoin avec les différents interlocuteurs.

Si vous souhaitez travailler sur l'aspect comportemental et la meilleure posture à adopter dans le cadre de vos fonctions d'assistant(e)s, nous vous conseillons de suivre la formation Accroître son potentiel relationnel ici

Informations

Tous nos formateurs répondent aux exigences de notre système qualité Qualiopi. 

Les objectifs

  • Organiser sa fonction efficacement : gérer les priorités, planifier et anticiper pour moins subir
  • Gagner du temps dans le traitement des activités en appliquant les bonnes pratiques d'organisation
  • Gagner en efficacité et en sérénité au quotidien

Les participants

  • Assistant(e) souhaitant mieux s'organiser et gérer son temps dans le cadre de son activité professionnelle
  • Assistant(e) de manager, assistant(e), secrétaire

Le contenu

Diagnostiquer son style d'organisation
  • Réflexions et échanges sur sa personnalité, son système de gestion du temps
  • Analyse de ses forces et de ses faiblesses
Analyser sa fonction pour organiser efficacement son activité
  • Analyser son poste et ses activités
  • Identifier les tâches récurrentes, prioritaires et le temps subi
  • Appliquer une méthode pour établir ses priorités en fonction de ses objectifs de mission
Savoir organiser et s'organiser
  • Etablir un plan de journée en fonction de ses priorités
  • Planifier son activité, organiser son agenda et celui des autres
  • Identifier les pertes de temps dans une journée, celles sur lesquelles vous pouvez agir et chercher à les limiter
  • Adopter une discipline personnelle et se constituer des rituels
Adopter des bonnes pratiques et des outils d'organisation
  • Les règles d'or de l'organisation
  • Gérer et faciliter l'accès à l'information : gérer ses mails efficacement, bien utiliser les outils bureautiques et l'ordinateur en réseau, bien classer et organiser le classement collectif
  • Organiser des réunions, des déplacements, des manifestations.
  • Gérer les "gros dossiers" sur le long terme en mode projet
  • Etre efficace dans la rédaction de synthèses et de compte-rendus
Optimiser son temps avec les autres et face aux imprévus
  • Favoriser l'autonomie de l'équipe
  • Savoir dire non quand cela est nécessaire
  • Utiliser les outils web de travail collaboratif
  • Proposer des améliorations dans l'organisation de l'équipe
Etre l'assistant(e) de plusieurs managers
  • Spécificités et contraintes d'organisation
  • Comment réussir à donner satisfaction à tous, y compris à soi
Les + de la formation :
  • Les ateliers d'échanges sur les pratiques favorisent l'analyse de pratique, le feedback et la contextualisation des apprentissages.
  • Pédagogie innovante proposant des activités interactives (ateliers ludo-pédagogique) 
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Les prérequis

  • Cette formation ne nécessite aucun pré-requis

Moyens pédagogiques d’encadrement

Moyens pédagogiques et d’encadrement :

Formation interentreprises avec alternance d'apports théoriques et pratiques.

Pédagogie active : Echanges, analyses de pratiques, mises en situation, cas réels d'entreprises

Support de formation remis aux participants.

Groupe de 3 à 12 participants maximum.

Formation animée par un de nos formateurs experts de son domaine et sélectionné selon un processus qualité certifié. Les formateurs sont accompagnés par notre pôle pédagogique intégré « Agir et Apprendre ». Parcours du formateur disponible sur simple demande.

Suivi et évaluation de la formation :

Les acquis sont évalués en cours et en fin de formation notamment au travers de QCM, mises en situations, mises en pratiques, présentations… Qui feront l’objet d’une analyse/correction et d’un retour du formateur.

Une évaluation de satisfaction est complétée par les participants et un tour de table collectif est réalisé avec le formateur en fin de formation.

A propos
Qualifications des formateurs

Formateur expert ayant une expérience en entreprises et dont les compétences d’animation sur cette thématique sont validées par notre service pédagogique. L’approche pédagogique proposée est conforme à la démarche qualité de la CCI Qualifications des formateurs.

Langue(s) d’enseignement

Français

Accès handicapé

Si vous êtes en situation de handicap temporaire ou permanent, ou si vous souffrez d’un trouble de santé invalidant, nos conseillers sont à votre disposition pour prendre en compte vos besoins, envisager les possibilités d’aménagement spécifiques et résoudre dans la mesure du possible vos problèmes d’accessibilité.

Cafétéria équipée de distributeurs et fours micro-ondes sur place

Comment s’y rendre

Parking Les lignes 1 (arrêt université) et 9 (arrêt Bourdonnais) du réseau QUB desservent la CCI. La ligne 9 rejoint le centre ville et la gare SNCF