La formation en résumé

Aujourd'hui, l'assistant(e) doit faire preuve d'initiative, de dynamisme, être organisé(e) pour lui-même/elle-même et pour les autres. Ce/Cette professionnel(le) de l'organisation doit savoir planifier l'activité, apprécier les priorités, gérer son temps et négocier au besoin avec les différents interlocuteurs

Les objectifs

  • Organiser sa fonction efficacement : gérer les priorités, planifier et anticiper pour moins subir
  • Gagner du temps dans le traitement des activités en appliquant les bonnes pratiques d'organisation
  • Gagner en efficacité et en sérénité au quotidien

Les participants

  • Assistant(e) souhaitant mieux s'organiser et gérer son temps dans le cadre de son activité professionnelle
  • Assistant(e) de manager, assistant(e), secrétaire

Le contenu

Diagnostiquer son style d'organisation
  • Réflexions et échanges sur sa personnalité, son système de gestion du temps
  • Analyse de ses forces et de ses faiblesses
Analyser sa fonction pour organiser efficacement son activité
  • Analyser son poste et ses activités
  • Identifier les tâches récurrentes, prioritaires et le temps subi
  • Appliquer une méthode pour établir ses priorités en fonction de ses objectifs de mission
Savoir organiser et s'organiser
  • Etablir un plan de journée en fonction de ses priorités
  • Planifier son activité, organiser son agenda et celui des autres
  • Identifier les pertes de temps dans une journée, celles sur lesquelles vous pouvez agir et chercher à les limiter
  • Adopter une discipline personnelle et se constituer des rituels
Adopter des bonnes pratiques et des outils d'organisation
  • Les règles d'or de l'organisation
  • Gérer et faciliter l'accès à l'information : gérer ses mails efficacement, bien utiliser les outils bureautiques et l'ordinateur en réseau, bien classer et organiser le classement collectif
  • Organiser des réunions, des déplacements, des manifestations.
  • Gérer les "gros dossiers" sur le long terme en mode projet
  • Etre efficace dans la rédaction de synthèses et de compte-rendus
Optimiser son temps avec les autres et face aux imprévus
  • Favoriser l'autonomie de l'équipe
  • Savoir dire non quand cela est nécessaire
  • Utiliser les outils web de travail collaboratif
  • Proposer des améliorations dans l'organisation de l'équipe
Etre l'assistant(e) de plusieurs managers
  • Spécificités et contraintes d'organisation
  • Comment réussir à donner satisfaction à tous, y compris à soi
Les + de la formation :
  • Les ateliers d'échanges sur les pratiques favorisent l'analyse de pratique, le feedback et la contextualisation des apprentissages.
  • Pédagogie innovante proposant des activités interactives (ateliers ludo-pédagogique) 
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Les prérequis

  • Cette formation ne nécessite aucun pré-requis

Moyens pédagogiques d’encadrement

Moyens pédagogiques et d’encadrement :

Formation interentreprises avec alternance d'apports théoriques et pratiques.

Pédagogie active : Echanges, analyses de pratiques, mises en situation, cas réels d'entreprises

Support de formation remis aux participants.

Groupe de 3 à 12 participants maximum.

Formation animée par un de nos formateurs experts de son domaine et sélectionné selon un processus qualité certifié. Les formateurs sont accompagnés par notre pôle pédagogique intégré « Agir et Apprendre ». Parcours du formateur disponible sur simple demande.

Suivi et évaluation de la formation :

Les acquis sont évalués en cours et en fin de formation notamment au travers de QCM, mises en situations, mises en pratiques, présentations… Qui feront l’objet d’une analyse/correction et d’un retour du formateur.

Une évaluation de satisfaction est complétée par les participants et un tour de table collectif est réalisé avec le formateur en fin de formation.

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