[Interview] Gestion de projet efficace : quelle méthode, quels outils utiliser ?
Bonjour Joy ! Pour commencer, quels sont les enjeux de la gestion de projet ?
Avant toute chose, il faut bien intégrer le fait que tout projet, quel qu’il soit, a un début et une fin. Le premier enjeu réside donc dans le fait de fédérer un groupe de personnes autour d’un but précis, pour quelque chose de limité dans le temps.
L’autre enjeu - et peut-être le plus important - est la communication. C’est en effet la clé pour une gestion de projet efficace, car elle permet de fédérer les acteurs, de transmettre les informations et de fluidifier la prise de décision. En clair, si la communication n’est pas au rendez-vous, la gestion de projet perd tout son sens et sa valeur.
De manière générale, je dirais qu’il ne faut pas perdre de vue que la gestion de projet ne se limite pas à la livraison d’un produit, d’un service ou d’une solution : elle intègre tout ce qui gravite autour.
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À quoi reconnaît-on une gestion de projet efficace ?
Pour moi, une gestion de projet efficace se reconnaît à plusieurs critères :
Les informations sont partagées de manière claire et concise : il est impératif de ne pas perdre les membres de l’équipe en cours de route et de s’assurer qu’ils comprennent chaque message.
Les parties prenantes restent bien informées : les parties prenantes doivent recevoir le juste niveau d'information pour éviter les pertes de temps et les inefficacités.
Des équipes sont bien dirigées : chaque membre doit savoir précisément ce qu'il doit faire, quand, pour quelle échéance, et avoir conscience du contexte dans lequel le projet est réalisé.
Une communication fluide avec le chef de projet : les équipes doivent disposer des ressources nécessaires pour communiquer de manière simple, rapide et fluide.
Des indicateurs pertinents : les indicateurs de performance doivent être bien définis et refléter la réalité du projet. Un indicateur "vert" doit réellement signifier que tout est en ordre.
A contrario, une gestion de projet défaillante se traduit souvent par un commanditaire absent. Même s’il n’est pas le chef de projet, c’est bien le commanditaire qui a demandé à ce que le projet voit le jour, il est donc important qu’il participe activement aux comités de pilotage. De manière générale, je dirais qu’il faut veiller à responsabiliser toutes les parties prenantes pour que le pilotage du projet se fasse sans encombre.
Quelles méthodes de gestion de projet peut-on mentionner et quels sont les besoins auxquels elles répondent ?
Avant de s’orienter vers telle ou telle méthode, j’insiste sur le fait qu’il faille connaître la stratégie de l’entreprise et le contexte du projet.
Ensuite, nous pouvons citer deux méthodes connues et reconnues pour une gestion de projet efficace :
La méthode AGILE : cette méthode est idéale pour des projets dynamiques avec des cycles courts et de petites équipes. Elle permet une participation active des professionnels du métier. Par exemple, pour le développement d'une application de comptabilité, il est essentiel d'intégrer une personne du département comptabilité dans l'équipe de projet, à condition qu'elle soit suffisamment disponible.
La méthode PRINCE2 : adaptée aux projets de grande envergure, cette méthode est très complète et prend en compte de nombreux paramètres. Elle est structurée et convient à des projets impliquant des centaines de personnes et de nombreux interlocuteurs. Bien qu’extrêmement rigoureuse, elle peut être lourde à mettre en place.
Comment gérer les personnes récalcitrantes ? Quelle posture adopter ?
Je dirais que l’ouverture d’esprit, l’empathie et la compréhension aident beaucoup. Le chef de projet doit éviter d’être directif et favoriser la collaboration. Chacun a quelque chose à apporter et le chef de projet ne peut rien accomplir seul. Il est important de tenir des points réguliers pour prendre la température et anticiper les conflits.
En clair, la communication et la compréhension sont les clés de la réussite.
Quels sont les points de vigilance à avoir à l'esprit pour piloter son projet ?
Pour qu’une gestion de projet soit efficace, je pense qu’il est important de contractualiser le projet, ce qui revient à rédiger un document qui lie l’entreprise et le projet. Le business case doit lister toutes les personnes impliquées, leurs responsabilités, les coûts, etc. Le fait de mettre tout cela par écrit - et de le mettre à jour régulièrement – permet d’éviter à terme les frustrations et les incompréhensions en cas de changement.
Par ailleurs, la gestion de projet est collaborative et non directive : on travaille avec les autres et non pas pour les autres. C’est pourquoi la communication doit être adaptable afin de toucher tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise.
Quels outils de gestion sont indispensables pour un bon pilotage de projet ?
Au quotidien, le chef de projet doit s’équiper d’outils qui permettent de :
Créer et gérer les plannings : pour des calendriers clairs et visuels, avec différents niveaux de détails, pour suivre les avancées du projet.
Tenir un registre des risques : pour documenter et tracer tous les risques, incidents et événements, et guider le projet en cas de récidive.
Créer les supports de présentation : utiles pour les comités de projet ou de pilotage, ces supports peuvent être alignés avec le commanditaire du projet.
Il existe tout un tas d’outils, plus ou moins élaborés, dédiés à la gestion de projet. Les outils basiques, comme Excel et PowerPoint sont très efficaces et peuvent largement suffire. Il existe également de nombreux outils en ligne gratuits comme Trello et Canva, qui facilitent la gestion collaborative. Tout dépend de votre besoin et de la complexité du projet !
Merci Joy Kwarteng pour ces précieux conseils sur la gestion de projet. Pour plus d'informations et de formations, n'hésitez pas à consulter les offres de la CCI Formation Pro.
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