Les dernières aventures de l’entretien professionnel

Cet article vous est proposé par Virginie Gilli, Responsable de ligne de produits RH, CCI Formation Lyon Métropole St Etienne Roanne

Retour sur la réforme

Rappelez-vous…la dernière réforme de la « Formation Professionnelle » date déjà de 2018, il s’agit de la maintenant très connue « Loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 05/09/2018 publiée au JO le 06 septembre. Mais quelques années auparavant, en 2014, une autre réforme, une autre loi, celle du 05/03/2014 relative « A la Formation Professionnelle, à l’Emploi et à la Démocratie Sociale », publiée au JO le 06 mars de la même année, à l’origine de la création du CPF, rendait obligatoire la tenue d’un entretien professionnel tous les deux ans, dans toutes les entreprises quelle que soit leur taille, et ce, pour tous les salariés détenteurs d’un contrat de travail, qu’il s’agisse des CDI, des CDD, à temps plein ou à temps partiel (exception faite des intérimaires et autres personnels mis à disposition, sous-traitants, etc.)

Entretien pro VS entretien annuel

Mais attention ! L’entretien professionnel, de par sa forme et son objet, n’a strictement rien à voir avec l’entretien annuel d’évaluation. Si le second vise à dresser le bilan de l’année écoulée en évaluant le degrés d’atteinte des objectifs fixés l’année passée (entretien réalisé par le manager direct la plupart du temps), l’entretien professionnel est quant à lui un véritable outil de pilotage RH, à la fois social et managérial, puisqu’il permet de faire un point sur les compétences des collaborateurs, l’ évolution de ces dernières, leurs souhaits d’évolution professionnelle et de mobilité (dans ou en dehors de l’entreprise), et ce afin de définir des perspectives communes d’évolution en fonction de la stratégie de l’entreprise, accompagnées le cas échéant de formations, voire d’un plan de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). L’entretien professionnel peut donc être réalisé par l’équipe RH ou tout autre représentant de l’employeur (manager fonctionnel par exemple, pas forcément hiérarchique). On échange, on n’évalue pas.

Que dit la loi ?

La loi du 05/03/2014 fixait la date du 07/03/2016 comme date butoir à la réalisation du premier entretien professionnel pour les salariés déjà présents dans l’entreprise au 07/03/2014. Elle prévoyait aussi, et c’est toujours le cas, que tout nouvel embauché doit être informé de l’existence de l’entretien professionnel. Dans ce cas, c’est bien sûr la date de début de contrat qui sert de point de départ au calcul de l’échéance des deux ans (pour tout nouvel embauché après le 07/03/2014). (Attention, depuis le 01/01/2019, un accord d’entreprise ou de branche peut fixer une périodicité différente. L’entreprise a aussi l’obligation de donner un certain nombre d’informations obligatoires : pour tout savoir, suivez notre formation dédiée !)

La même loi du 05 mars 2014 a aussi créé, mais uniquement dans les entreprises de 50 salariés et plus, l’obligation d’un entretien « bilan » au bout de six ans…soit au bout du troisième entretien professionnel, qui devait donc se tenir avant le 07 mars 2020 (1^er entretien avant le 07/03/2016, 2eme entretien avant le 07/03/2018 et 3eme entretien avant le 07/03/2020 – pour les salariés déjà sous contrats le 07/03/2014, sans quoi c’est bien la date de début de contrat qui fait foi). Aussi appelé entretien « état des lieux récapitulatif », si ce dernier a pour objectif d’être un troisième entretien en plus de synthétiser les deux premiers (attention à donc bien intégrer la partie bilan à la trame du troisième entretien – se référer à notre formation dédiée pour le formalisme), et donc de servir de point de départ à un nouveau cycle de six ans, pour bien montrer que l’entreprise a réellement été « active » dans l’évolution professionnelle de ses collaborateurs, la loi fixait des sanctions (toujours pour les entreprises de 50 salariés et plus uniquement) en cas de non-respect des obligations suivantes (obligations qui s’apprécient toujours à l’échelle de chaque collaborateur individuellement) :

- Obligation d’avoir effectivement eu 3 entretiens professionnels (d’où l’importance de l’écrit et de la production d’un compte-rendu co-signé +

- Obligation d’avoir respecté au moins 2 des 3 points suivants :

Que le salarié ait suivi au moins une action de formation (en tenant compte de la nouvelle définition précisée dans la loi de 2018 – le seul présentiel n’est plus roi en la demeure)
Que le salarié ait pu acquérir une certification professionnelle (via la VAE, le passage d’un titre professionnel ou d’un diplôme)
Que le salarié ait bénéficié d’une progression salariale ou d’une promotion

Quelle était la sanction ? L’entreprise devait :

Abonder le CPF de chaque salarié « lésé » de 100 heures de formation supplémentaires pour un temps plein, et de 130 heures de formation supplémentaires pour un temps partiel

Verser à son OPCA (nous sommes toujours en 2014) une somme égale à 30 euros multiplié par ce nombre d’heures (soit 3000 euros pour un temps plein, ou 3900 euros pour un temps partiel)

La loi de 2018

Mais voilà, la Formation Professionnelle étant en perpétuelle évolution, une seconde loi, celle du 05/09/2018, dite « Loi Avenir Professionnel » publiée au JO le 06/09/2018, et entrée en vigueur le 01/01/2019, façonne elle aussi l’entretien professionnel (c’est aussi cette loi qui rend « monétisable » le CPF) :

En assouplissant la définition d’une action de formation et donc en rendant le respect d’une des 3 obligations plus facile à obtenir
En permettant à tout salarié qui a eu une absence de longue durée (peu importe le motif), de bénéficier d’en entretien professionnel avant même son retour en entreprise, de manière à anticiper l’adaptation à d’éventuels changements survenus entre temps, par de la formation par exemple.
En permettant à une entreprise où à une branche professionnelle de modifier la périodicité des entretiens, par accord collectif, pour tenir compte de ses spécificités, de ses enjeux.
En valorisant l’entretien par de nouvelles informations obligatoires à transmettre. Ainsi s’ajoutent aux informations VAE des informations relatives à « à l'activation par le salarié de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l'employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle », toujours dans l’objectif de rendre le collaborateur plus actif dans le management de son propre parcours professionnel.
Mais surtout, en modifiant une règle du jeu essentielle ! La fréquence des deux ans reste inchangée (dans toutes les entreprises quelle que soit la taille), le principe de l’entretien « bilan ou récapitulatif » au bout de six ans également, tout comme les points de départ des comptages (07/03/2014 ou date de début de contrat), mais voilà que les obligations propres aux entreprises de 50 salariés et plus changent lors de cet entretien bilan, en cours de route, donc avant le terme des six ans (07/03/2020) ! Si l’entreprise doit toujours prouver qu’elle a bien mené, pour chaque collaborateur de manière individuelle, trois entretiens professionnels, elle doit maintenant pouvoir prouver que chacun de ses collaborateurs a bien suivi une action de formation dite « non-obligatoire »……le concept des 2 obligations sur 3 semblait avoir disparu….
En créant de nouveaux dispositifs de formation permettant l’acquisition de certifications professionnelles
En parlant non plus de « plan de formation » mais de « plan de développement des compétences », construit entre autre avec les retours des entretiens professionnels (on vous l’a déjà dit l’importance de l’écrit, non ?)
En favorisant la reconversion et la transition professionnelle
En transformant en profondeur la gouvernance de la Formation Professionnelle, etc.

L'ordonnance de 2019

Mais voilà que cette loi se voit complétée d’une ordonnance « coquille » qui va paraître le 21/08/2019 et entrer en vigueur le 23/08/2019, et qui comme son nom l’indique, va venir apporter plus de cohérence et surtout, de flexibilité aux entreprises qui avouons-le, ne savaient plus vraiment sur quel pied danser. Le concept des 2 obligations sur 3 (avoir bénéficié d’au moins une action de formation et/ou avoir obtenu une nouvelle certification professionnelle et/ou avoir bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle) ne va pas de suite disparaître, puisque l’entreprise « garde le choix » de l’ancienne ou de la nouvelle version à appliquer, pour tous les salariés ayant déjà eu des entretiens avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance « coquille ». (Tout nouvel embauché après cette date du 23/08/2019, en revanche, « tombe de facto » dans le nouveau système). De fait, pour tous les salariés présents dans l’entreprise avant le 23/08/2019, qui ont donc eu en principe déjà un ou deux entretiens (selon la date d’embauche), l’entreprise a le choix de respecter les obligations de la loi du 05/03/2014 (3 entretiens professionnels obligatoires + 2 des 3 obligations) OU les obligations de la loi du 05/09/2018 (3 entretiens professionnels obligatoires + au moins une action de formation dite « non-obligatoire »), mais uniquement jusqu’au 31/12/2020. Après cette date, c’est le nouveau système qui doit impérativement s’appliquer (comme pour tout nouvel embauché à compter du 23/08/2019) : 3 entretiens professionnels obligatoires (selon la date d’embauche toujours) + une action de formation dite « non-obligatoire ».

Néanmoins, par souci de simplification et d’harmonisation, la sanction applicable en cas de non-respect, qui évolue elle aussi (applicable depuis le 01/01/2019), sera la même quel que soit le système choisi par l’entreprise : verser à la Caisse des Dépôts et Consignations (et non plus à son OPCA) une pénalité financière de 3000 euros par salarié « lésé » (somme plafonnée), somme qui servira bien sûr à alimenter les compteurs CPF des dits salariés concernés. On parle donc d’abondement « correctif ». La notion de temps plein ou de temps partiel disparaît également.

Mais qu’est-ce qu’une formation « non - obligatoire » me direz-vous ? L'article L6321-2 définit la formation obligatoire comme « toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires ».

Attention ! Les deux conditions sont cumulatives ! Autrement dit, si une action de formation conditionne l’exercice d’une activité professionnelle MAIS qu’elle n’est pas prévue par un texte de nature citée plus haut, alors la formation n’est PAS dite « non-obligatoire ». On comprend donc bien l’idée sous-jacente : obliger l’entreprise à contribuer au développement de compétences plutôt transversales, l’inciter à faire plus que sa seule obligation d’adaptation au poste de travail et au maintien dans l’emploi. La nouvelle définition d’une action de formation posée dans la loi de 2018 permet de rendre éligibles à cette définition de nombreuses formations. (L’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Elle peut être réalisée en tout ou partie à distance. Elle peut également être réalisée en situation de travail (FOAD ou AFEST, ça vous parle ?) - article L6313-2 Code du travail). Les notions de parcours pédagogiques (à considérer comme individualisés) et d’objectifs professionnels excluent néanmoins les actions types réunions d’informations, conférences…Le programme de formation ne disparait pas, mais il n’est plus l’élément pivot.

Nous aurions pu nous arrêter là et conduire tranquillement les entretiens…sauf que voilà, une pandémie dont il est désormais interdit de prononcer le nom (on a bien dit que 2020 c’était fini, non ?), à légèrement « empêché » la tenue des entretiens depuis mars 2020 (c’est ballot, on y était presque à la fin du premier cycle des 6 ans…07/03/2020). Pour faire simple, deux ordonnances se sont succédées : Texte de l’ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 portant mesures d'urgence en matière de formation professionnelle modifiée par l’ordonnance n° 2020-1501 du 2 décembre 2020. A aujourd’hui, il est acté que tous les entretiens professionnels (les biannuels comme les entretiens états des lieux), qui devaient avoir lieu entre le 01/01/2020 et le 30/06/2021, sont autorisés à être reportés jusqu’au 30/06/2021 (la première ordonnance fixait le 31/12/2020 comme date butoir et ne concernait que les entretiens « bilan ou état des lieux »).

De fait, la liberté laissée aux entreprises de choisir entre l’un ou l’autre des deux systèmes (loi du 05/03/2014 ou loi du 05/09/2018) est prolongée jusqu’à cette date (uniquement pour les collaborateurs concernés par cette possibilité comme expliqué plus haut). De fait, la sanction applicable est elle aussi décalée et ne pourra être appréciée qu’au 01/07/2021.

A noter que le code du travail ne prévoyant pas de modalité spécifique d'organisation, l'entretien professionnel peut être réalisé sous forme de visioconférence à condition qu'il respecte bien les conditions énoncées à l'article L. 6315-1 du code du travail et en particulier qu'il donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.

Suite de l’aventure au prochain numéro….